CRMとは?基本機能から選び方、メリットやおすすめのシステムまで徹底解説
CRMとは、顧客との関係性を管理することです。それにより、利益の最大化などを目指します。今回はCRMツールの基礎知識からメリット・デメリット、ツールを選ぶ際のおすすめポイントなどを紹介いたします。
CRM(Customer Relationship Management)とは
CRMとは、「Customer Relationship Management」の頭文字を取った略称で、直訳すると顧客関係管理です。顧客管理とは、事業をおこなううえで顧客と良好な関係を築き、保つことを目的とした情報管理です。
具体的には、顧客の行動履歴や属性などを分析したうえで、一人ひとりにあった対応をおこなうことを指しています。
しかし、一人ひとりの顧客情報を管理するとなると膨大なデータ量になるため、専用のITツールを活用するケースが一般的です。このようにCRMをおこなう際に必要となるITツールを指してCRMと呼ぶ場合もあります。
SFA(Salesforce Automation)との違い
SFAとは、「Sales Force Automation」の頭文字を取った略称で、営業支援ツールとも呼ばれます。SFAは、商談から購入決定に至るまでのプロセスを管理するために用いられており、管理や分析に使われる手法です。
具体的な違いとしては、CRMが既存の顧客に対するアプローチであるのに対し、SFAは見込み顧客に対するアプローチである点があげられます。しかし、既存顧客・見込み顧客に向けたマーケティングを片方だけ実施することはないため、明確に分けるシチュエーションはほとんどありません。
そのため、業界内でもCRM/SFAツールと表記されていることも多くあります。
MA(Marketing Automation)との違い
MAとは、「Marketing Automation」の頭文字を取った略称で、直訳するとマーケティングの自動化です。MAは、SFAより前の段階で、商談につながる顧客を見つけだすことに使われます。 たとえば、資料のダウンロードや問い合わせをした顧客の情報を分析し、最適なアプローチ方法を検討して自動でメール送信などをおこないます。MAによって獲得したリードをSFAで追客して、CRMによって管理するのが基本的な流れです。
CRMが重要である理由
事業をおこなうにあたり、顧客との良好な関係が重要であるのは昔から変わりません。しかし、なぜ近年になってCRMが重要視されるようになったのでしょうか。
以下では、CRMの重要性が増している理由について紹介します。
市場の縮小
少子高齢化が進む日本では、国内において獲得できる顧客数の上限がみえています。将来的にも母数が少なくなるため、海外をターゲットに含める企業の数も増えています。しかし、すべてのビジネスが世界的に通用するわけではありません。
そこで注目されているのが、既存顧客を育成する方向にシフトする方法です。既存顧客の育成においては、顧客の情報を徹底的に管理したうえで、顧客のニーズに応えることが重要です。このような背景によって、CRMがより重要視されるようになっています。
消費行動の変化
消費行動に変化が現れたことも、マーケティング手法のトレンドの変遷に関係しています。以前は、テレビや雑誌などの広告をもとに、商品やサービスを購入する顧客が大半でした。
しかし昨今では、インターネットの普及により、顧客が触れる情報の量も増えており、趣味嗜好やニーズの幅が広がっています。そのため、画一的なマーケティングではなく、顧客一人ひとりに合わせたマーケティングが重要です。
そこで一人ひとりの属性やニーズに応じたアプローチができるCRMが注目されています。
インサイドセールスの台頭
電話やメールをはじめ、対面せずに営業活動をするインサイドセールスが台頭したことも要因の一つです。情報技術の発達に加えて、新型コロナウイルスの感染拡大によって、近年では非対面による販売機会が多くなっています。今後もインサイドセールスは拡大していくと見込まれています。
インサイドセールスにおいてCRMが求められる理由は、ITツールによるセールスが中心となるためです。営業活動にITツールが用いられると、顧客情報の蓄積が容易になるため、収集したデータを活用する動きが活発になります。
そこで顧客情報をデジタルに管理できるCRMツールが求められています。
CRMシステムの機能一覧
CRMに本格的に取り組む場合、専用のシステムを活用するのがおすすめです。Excelやスプレッドシートでも管理できますが、専用ツールはデフォルトであらゆる機能を備えています。
しかし、CRMシステムを利用したことがない場合、どのような機能があり、どのように便利なのかがわからず、導入を悩んでしまうことも多いでしょう。
以下では、CRMシステムの機能について解説します。
顧客管理
顧客管理は、CRMツールの核となる機能です。顧客の情報を管理する仕組みで、名前・年齢・性別・電話番号・メールアドレスなどの基本情報を保存できます。さらに、購入した商品・金額・頻度のほか、問い合わせ履歴や苦情などもまとめられるため、顧客に関する情報を一元管理できます。
情報をためておくだけではなく、属性や種別によって検索や並び替えもできるため、セグメンテーションにも活用可能です。
顧客分析・マーケティング支援
顧客分析・マーケティング支援機能では、顧客管理機能で集められた情報をもとに、多角的な分析ができるように支援します。グラフや表をはじめ、視覚的にわかりやすく表示できるため、マーケティングに慣れていない担当者でも理解しやすいのが特徴です。
リアルタイムでデータを抽出できるうえ、誰でも同じように分析できるのがCRMツールの強みといえるでしょう。
プロモーション管理
プロモーションを実施する際に、顧客情報として集めたデータをもとに、施策を講じられる機能です。たとえば、20代の顧客に限定してクーポンを配信したり、男性向けのメルマガを発信したりと、セグメンテーションを組み合わせるとより強力です。
メール配信
CRMツールでは、複数パターンのメールテンプレートを登録しておき、指定したターゲット宛てに自動送付できます。MAツールのような自動化にも対応しているため、工数の削減にも役立ちます。
また、商品の購入や到着後など、任意のタイミングに合わせてメールを送付する機能がついているCRMも便利です。
問い合わせ管理
問い合わせ管理は、顧客がメールや電話で問い合わせをおこなった際の記録を残しておき、顧客情報とあわせて保管できる機能です。CRMシステムによっては、問い合わせ状況の進捗確認にも利用でき、複数の担当者の間で対応状況をチェックできます。
問合せの対応漏れを防げるほか、担当者が変わってもスムーズに接客できるようになるため、規模の大きな事業所では必須といえるでしょう。
アンケート実施
マーケティングをおこなう際、顧客の考えを知るためにアンケートを利用するのはよくあるケースです。CRMツールのなかにはアンケート機能を備えているものもあり、情報の収集と集約を一つのツールにまとめられます。
もちろんアンケート結果も顧客情報とあわせて保管できるため、次なるマーケティング施策にも活用できるでしょう。
CRMのメリット
CRMツールの基本機能について理解できれば、導入後にどんなメリットが得られるかもイメージしやすくなるはずです。CRMの導入にあたってはコストがかかるため、コストに見合うだけのメリットが得られるかどうかは重要な要素です。
以下では、CRMツールを導入するメリットについて解説します。
顧客情報を可視化できる
CRMシステムを利用することで、文字や数字の羅列だった顧客情報を見やすい形で可視化できます。さらに、集約した情報をさまざまな角度から仕分けて分類も可能です。
たとえば「リピーター」「優良顧客」「離脱予備軍」など、わかりやすい分類にして仕分けられます。また、CRMシステムを導入することで、今までは部署や担当者ごとに管理していた顧客情報を集約できるのもメリットの一つです。
戦略的な営業活動ができる
CRMシステムを導入することで、より戦略な営業活動ができる点もメリットです。CRMシステムで購入履歴や顧客情報を管理していない場合、誰がいつ何を購入したのかがわからない状態です。
しかし、CRMシステムを導入していれば、「黒いスーツを買う人は一緒に茶色の靴を買うことが多い」というように、実測値をもとに詳細な分析ができます。CRMの結果として得られた分析結果を活かして、より効果的なセールをおこなったり、クーポンを配信したりできるでしょう。
顧客満足度を向上させられる
CRMシステムにより、個々人の顧客の趣味嗜好やニーズを把握できると、「One to Oneマーケティング」が可能になります。顧客一人ひとりに合った商品やサービスを開発することで、顧客満足度を向上させやすくなります。
顧客満足度が上がれば、リピーターの増加やファンを育成することにもつながります。
CRMのデメリット
CRMシステムのメリットを紹介しましたが、反対にデメリットもいくつかあります。デメリットは導入時にボトルネックとなる可能性があるため、事前によく確認しておくことが重要です。
以下では、CRMシステムのデメリットについて解説します。
導入や運用にコストがかかる
CRMシステムを導入するのには、ある程度のコストや手間がかかります。はじめは、それぞれ別で管理していた情報をすべて集約する必要があるため、周囲の理解を得られない場合、導入にあたって高いハードルを感じてしまうかもしれません。
しかし、一度CRMシステムに集約してしまえば、あとは自動で管理できるようになるため、最初の手間を惜しまないことが重要です。長期的には工数や手間を削減できる可能性も高いはずです。
また、CRMシステムは導入時だけでなく、運用する際にも一定のコストがかかります。そのため、これまで管理に費やしていた分の時間や金額と照らし合わせて、検討してみることがポイントです。
自社に合ったCRMシステムを探すのが難しい
CRMシステムには、多くの種類があり、それぞれ異なった特徴をもっています。そのため、たまたま見つけたCRMシステムを導入してみたものの、自社のニーズに合致せずに運用を辞めてしまったというケースもあるでしょう。
このような失敗をしないように、CRMシステムを導入する際には、それぞれのサービスの特徴を把握し、自社のニーズに合ったものを導入することが重要です。複数の候補を洗い出したうえで、比較検討してみるとよいでしょう。
CRMシステムを選ぶ際のポイント
CRMシステムを導入したいと考えた際、多くのサービスのなかからどのような基準で自社で利用するものを選べばいいのか、悩むケースも少なくありません。しかし、ポイントをおさえておけば、自社に合ったシステムを選ぶのはそれほど難しくないはずです。
以下では、CRMシステムを選ぶ際のポイントについて紹介します。
必要な機能がそろっているか
もっとも重要なポイントとして、導入するCRMシステムに必要な機能が備えられているかという点です。当然のようにも思えるかもしれませんが、CRMシステムにはシンプルで低価格をウリとするサービスから、高機能でさまざまな外部ツールと連携可能なサービスまで多種多様です。
高機能なサービスはそれだけ優秀な機能を備えていますが、担当者が使わない機能の場合、豊富な機能があってもわかりにくくなってしまうだけです。そのため、必要な機能を過不足なくそろえているものも選ぶようにするとよいでしょう。
なお、CRMシステムを選ぶ際には、自社がツールを使ってどんなマーケティングをおこないたいかを明確にしておくことも大切です。
操作性や使い勝手は十分か
どんなに機能が優れていても、操作が直感的でなかったり、使いにくかったりすると、日常業務のなかでストレスがたまります。CRMシステムは幅広い業務にまたがっているため、操作するシチュエーションも多く、ほかのツールに比べて重要性が高いといえます。
導入後に操作性や使い勝手の面で不便を感じることのないよう、候補のCRMシステムが決まったら、お試し期間などを利用して実際に利用してみるのがおすすめです。
また、デモ環境で利用する際には、実際に利用することになる担当者全員が試してみることも重要なポイントです。トライアルのなかで不都合に感じる点は、設定やオプションなどで対応できないかをヘルプデスクに問い合わせてみましょう。
外部システムと連携できるか
CRMシステムに顧客情報や購入履歴を毎回入力するのは、多くの手間がかかります。そのため、外部システムと連携して自動で取り込めるようにしておくのがおすすめです。たとえば、電話でカスタマーサポートをしていれば受電システム、ECサイトを運営していればECプラットフォームと連携できるものを選ぶと便利です。
それぞれの業務で利用しているシステムに応じて、連携しやすいCRMシステムを導入するとよいでしょう。
セキュリティ対策がされているか
CRMシステムでは、顧客のあらゆる情報を一挙に保管します。重要な情報を取り扱っているうえ、顧客情報の流出は企業の信用を大きく損なうリスクがあるため、セキュリティ対策はしっかり確認しておくべきです。
ベンダーの信頼性はもちろん、過去の実績などをチェックしておくのも忘れないようにしましょう。
サポート体制が整備されているか
新たなシステムを導入する際には、質問したいことや教えてほしいことがたくさん出てくるはずです。そのため、サポート体制は事前にチェックしておくべきポイントの一つです。
CRMシステムによって電話やチャットを受け付けていたり、メールのみの対応となっていたりするため、サポート方法は確認しておきましょう。また、対応可能な時間帯、レスポンスのスピードなども事前に確認しておくと安心です。
【比較用】おすすめのCRMツール10選
前述のとおり、CRMシステムにはさまざまな種類があります。そのため、候補を絞る段階で悩んでしまう方も多いでしょう。
以下では、おすすめのCRMシステムについて紹介します。
Salesforce Sales Cloud
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するSales Cloudは、機能性に長けたCRMシステムです。顧客や案件、見込客など、さまざまな情報を一括管理できるほか、売上の予測やメールとの連携もできます。
月額料金は、ユーザー数10名までで利用できるEssentialsプランが月3,000円から利用可能です。そのほかの上位プランも含め、すべて14日間の無料トライアルが設けられているため、実際の使用感を確かめてから導入できます。
はじめはリーズナブルなプランを契約して、あとから上位プランに変更するケースもありますが、その際の作業をすべてベンダー側にお任せできる点も安心です。また、すべてのプランで2日以内に回答が来る問い合わせ対応やコミュニティ、Webセミナーがついているため、はじめてCRMシステムを導入する会社にもおすすめできます。
運営会社 | 株式会社セールスフォース・ジャパン |
URL | https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/ |
月額料金 | 3,000円~(ユーザー数10名まで) |
Senses
Sensesは、ユーザーに選ばれる現場ファーストのCRMシステムを目指しています。レビューをもとに高い評価を得ているシステムをたたえる「ITreview Grid Award 」にて、CRMやSFAなどのLEADER賞を2022年の春に獲得しています。
CRM機能として対応しているのは、顧客・案件・行動・名刺の管理やレポート機能、AIによるアドバイスです。外部ツールとの連携も充実しており、ビジネスチャットやグループウェア・BIツール・CTIなどに対応しています。
プランは、AI機能なしでユーザー5名まで使えるスタータープランと、AI機能つきでユーザー10名まで使えるグロースプランがあります。いずれもトライアルが可能となっているため、使用感を試せるのもうれしいポイントです。さらに上位プランのエンタープライズプランは、カスタマイズ性に優れており、ユーザー数も20人まで利用できます。
運営会社 | 株式会社マツリカ |
URL | https://product-senses.mazrica.com/ |
月額料金 | 25,000円~(ユーザー数5名まで) |
eセールスマネージャー
eセールスマネージャーは、導入実績5,500社以上、かつ利用継続率95%を誇るCRMシステムです。顧客満足度の高いツールとなっており、機能としては顧客や商品別の案件・商談・スケジュールの管理が可能です。
また、受注までのベストな工程を設定して、進捗を管理できる案件シナリオ機能も用意されています。外部ツールとの連携も豊富で、Excelからの一括取り込みはもちろん、CTI・MAツール・クラウドなどのツールとも連携可能です。
プランは、機能が多い順にスタンダード、ナレッジシェア、スケジュールシェアの3つがあります。運用体制もクラウドと自社サーバーを選択できるため、事業規模に応じて導入できる点も強みです。
さらにサポート体制も充実しており、導入から運用、定着するまで支援を受けられます。
運営会社 | ソフトブレーン株式会社 |
URL | https://www.e-sales.jp/ |
月額料金 | 3,000円~(ユーザー1名当たり) |
Knowledge Suite
Knowledge Suiteは、CRM・SFA・グループウェアをひとつにまとめたシステムです。顧客・商談を管理する機能のほか、Web名刺交換・メール配信システム・Webフォーム作成などにも対応しています。
料金プランは、CRMシステムを含むものはスタンダードとプロフェッショナルの2種類があり、利用できるデータ容量に違いがあります。Knowledge Suiteの料金プランの大きな特徴は、利用するユーザー数が増えても月額料金が上がらない点です。そのため、利用する人数が変動する場合に向いています。
また、無料トライアルを実施しているため、契約前に試すことも可能です。ただし、導入支援のサポートは別途料金が発生してしまう点には注意すべきです。
運営会社 | ナレッジスイート株式会社 |
URL | https://ksj.co.jp/knowledgesuite/ |
月額料金 | 50,000円~(容量5G、ID無制限) |
Zoho CRM
Zoho CRMは、ユーザーフレンドリーなソフトウェア制作会社であるZohoが開発したCRMシステムです。
もっともリーズナブルなスタンダードプランであれば、月額1,680円から利用でき、顧客・商談管理やマルチチャネル連携をはじめ、基本的なCRM機能が使えます。上位プランにアップグレードすると、SFA・AI・電話システム・アンケートなどの外部システムとの連携も可能です。 Zoho CRMはリーズナブルなシステムとしても定評があり、最上位プランのアルティメットでも、ユーザー一人あたり6,240円で利用できます。CRM導入に対する不安や悩みを事前に相談できる「45分無料相談」もおこなっているため、あまりITに詳しくない事業者の方でも安心です。
運営会社 | ゾーホージャパン株式会社 |
URL | https://www.zoho.com/jp/crm/ |
月額料金 | 1,680円~(ユーザー1名あたり/容量200M) |
ホットプロファイル
ホットプロファイルは、名刺管理・SFA・見込み客の発見をDX化する統合型CRMシステムです。人脈の見える化や顧客情報をまとめた「お客様カルテ」、顧客のWeb上での行動履歴追跡など、さまざまな機能があります。
また、Web上で公開された人事異動の情報や企業ニュースをいち早く取得し、知らせる機能もついており、情報のアップデートにも対応できるCRMとして高く評価されています。
ただし、料金に関しては問い合わせをおこない、見積もりを依頼して確認しなければいけません。外部システムについてもAPIを使った拡張ができるため、問い合わせの際にはあわせて相談してみるとよいでしょう。
無料で試せるトライアル版も用意されているため、契約する前に利用してみるのがおすすめです。
運営会社 | 株式会社ハンモック |
URL | https://www.hammock.jp/hpr/ |
月額料金 | 要問合せ |
kintone
kintoneは、幅広い業種のあらゆる業務に対応できるクラウドツールです。直観的な操作画面で自社独自のアプリを開発できるため、用途に合わせたカスタマイズができます。
料金プランは、基本機能のみのライトコース、外部サービスとの連携やプラグイン、拡張機能に対応したスタンダードコースの2種類です。連携可能なサービスは200種類以上あるうえ、拡張機能を使えばプログラミング知識がまったくなくても自由にカスタマイズできます。
すべての機能を試せるトライアル期間が30日間設けられているため、使用感や機能を十分に理解してから契約を開始できます。
運営会社 | サイボウズ株式会社 |
URL | https://kintone.cybozu.co.jp/ |
月額料金 | 780円~(ユーザー1名あたり)※5ユーザー以上の契約要 |
Hubspot CRM
Hubspot CRMは、無料で利用開始できるCRMシステムです。無料版では、顧客情報の管理・チーム共有のメールアドレスの作成など、CRMシステムとして基本的な機能が利用可能です。
また、Hubspotのロゴは入りますが、Webチャットやチャットボットの利用もできます。
HubSpot Connectを利用すれば、自社で利用しているMAツールやSFAとも連携も可能です。
利用できるプランは、無料プランのほか、Starter・Professional・Enterpriseの3つがあります。
海外ツールということもあり、多少翻訳や操作がわかりにくいところもありますが、日本語のコミュニティサイトもあるため、質問しながら利用してみましょう。
運営会社 | HubSpot Japan株式会社 |
URL | https://www.hubspot.jp/products/crm |
月額料金 | 5,400円~(1,000件のマーケティングコンタクトまで) |
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365は、大企業向けの本格的なCRMシステムです。Office365と同じインターフェースとなっており、Officeをメインで利用している企業であれば、違和感なく使用できます。さらにOffice系ツールとの互換性に長けており、メールの自動取り込みやExcelへのエクスポートにも対応可能です。
一方、価格設定は月額16万円からと高価格帯に設定されており、なかなか手が出にくい面もあります。
運営会社 | 日本マイクロソフト株式会社 |
URL | https://dynamics.microsoft.com/ja-jp/ |
月額料金 | 163,070円~ |
Oracle Sales Cloud
Oracle Sales Cloudは、Microsoft Dynamics 365と同じく、エンタープライズ向けのCRMシステムです。
データベースの開発会社として知られるOracle社が、膨大な顧客情報を分析し、売上の予想や見込み顧客をフォローします。ビッグデータをもとにしているため、信ぴょう性が高く、より精緻なマーケティングに活用できます。
利用料金については、直接問い合わせが必要です。
運営会社 | 日本オラクル株式会社 |
URL | https://www.oracle.com/jp/corporate/features/salescloud/ |
月額料金 | 要問合せ |
まとめ
CRMシステムを活用し、顧客とよりよい関係が築ければ、自社のファンが増え、売上の増加につながります。種類の豊富さや機能の多さから、導入・運用のハードルが高いと思われがちなCRMシステムですが、一度試してみる価値はあります。
なお、CRMシステムの導入を検討する際は、価格帯や機能をもとに候補を絞り、外部システムとの連携やサポートを決め手にするのがおすすめです。要件として複数の要素がある場合は、あらかじめ優先順位を決めておき、ポイントをおさえて選べるとよいでしょう。